荷兰东印度公司由位于阿姆斯特丹、密德堡市、恩克华市、德夫特市、荷恩市，以及鹿特丹市六处的办公室所组成。

其董事会成员共有七十多人，但真正握有实权的只有十七个人，也被称做十七人董事会。

此时在阿姆斯特丹的有八人，四人在密德堡，剩下的五人则分布在其它地区各一人。

消息先由被派遣前往大明的外交官克劳德，传给身在远东的十七人董事会成员胡夫。